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失礼のないメールの書き方って？？
使い出すと便利でどんどん使ってしまうＥメール。 でも、知らない人にいきなり馴れ馴れしいメールを送ってしまったりして、相手から引かれてしまったことはないですか？ 知らない人に送る時、知ってる人に送る時でも『もらった方に不快な気持を与えない』コトは かなり重要ポイントなのです。 ちょっと気を付けるだけで、相手の印象はすごく変わるもの。 最低限守って欲しいな〜って、私なりの希望を書いているページです。 まず、名乗りましょう。 取り合えずは『初めましてxxです』とか『こんにちは、xxです』から書き始めましょう。 なにごとも、挨拶から始めるのが基本です。 たとえ、メールの用件がMM投稿の画像配布の請求や情報請求であったとしても、知らない人に対して突然『画像下さい』から始めて終わり…ってのは、あまりヨロシクないかもです。 携帯からのメールなら『字数制限だね』と思えるのですが、ＰＣからそれで来ると面食らってしまいます。 君は誰だ？！と思われることうけあい。あんまりイイコトありませんυ
ＰＣを媒体にしていても『手紙』には変わりないので、まずは『自己紹介』から始めた方が良い印象を持たれる確率が高いのです。
用件は分かりやすく書こう。 日本語は素晴らしいコトバです。上手く使いこなしましょう。 文字だけだと、電話のように発音の違いでニュアンスを感じてもらうことが出来ないので、もどかしく思ったことはないですか？ 自分ではきちんと書いているつもりでも、相手に分かってもらうのは結構難しいもので、あらぬ誤解をされることも多々あります。 なので、メールを書くときは、極力『正しい日本語』を使用しましょう。 そして、どうやったら相手に『何どうしたい』とか『どうして欲しい』とか明確に伝わるかを考えましょう。それだけで文章は変わるものです。 相手側から記入する内容を指定されてる時は大人しく従った方が吉。 処理を迅速に行うために指定してる場合が多いので、従ってください。 送り手は１人に対して送っているので気付かないのですが、受ける方には大量のメールが届いている可能性が高いので、注意書きを守ってくれないと困ることがあるのです。協力してあげてください。 『感想を書いて』とあれば頑張って書きましょう。 返答があるかどうかは別にしてちゃんと読んでるし、励みになるのです。 コトバは『丁寧語』がベターかな？『タメ語』で書いちゃダメですよ（笑） 添付がある時はタイトルに（添付つき）と書こう。 『え〜ッ、面倒だよ。見たら分かるじゃん』なんて思いがちなんですが、ウイルスが横行している時は捨てられるかもです。 自分で画像請求をした返信ならいざ知らず、微妙なサイズの添付がついてると「ウィルスなんじゃないの？」と警戒されちゃいます。 なので、『安全な添付ファイル付』だと分かるようにして送る方が安心です。 後、「HTMLでメールしてこないで」って言われたことはないですか？ でも、ホームページを作っているわけでもなければ『HTML？何ですか、ソレ？』って感じになっちゃいますよね。 HTMLって言うのは、文字を装飾したり、背景をつけたりできるプログラムのことで、Outlook Expressでは『リッチテキスト形式』とも呼ばれています。 例えば『こんにちは』とメールを打ったとします。 テキスト形式で作ると、20バイトに満たない軽いデータになるのですが、同じ文章を『青色で太字、サイズは12ポイント』って感じに装飾したとします。 すると、内容は同じ『こんにちは』だけのメールなのに <font style="font-size:12pt;color:#0000ff;font-weight:bold;">こんにちは</font>となってしまい、３倍程度の重さになります。 同じ内容の文章のファイルが３倍の重さになって届いて嬉しい人はあまりいません。なので、送ってこないで…と言われることがあるのです。 受け手側が違うOSや日本語ソフトを使っている場合は、全文文字化けする可能性もあったりします。そのあたりも困る理由のひとつです。 また、HTMLと言うのは、ホームページを作るときに使用する言語だったりもするので、ウィルスやスパイウェアなどが潜まされる恐れもあります。 なので、メールを送る時は『テキスト形式』で送る方が無難です。 私も過去、何も知らずにHTMLでメール送信していて『マナー違反だ』とお叱りを受けたコトがあります。 ただ、理由の説明もなく『マナー違反』と言われ、大変不愉快に思ったので『HTMLで送らないで』と指摘する時は、何故ダメなのか…をきちんと説明してあげるた方がいいと思います。 メール形式の確認方法 『Outlook Express』を起動して『新規メール』作成画面を出します。 件名と本文の間に『字体』『文字の大きさ』の指定をするボックスがある状態なら、あなたのメールは『HTML形式』で作成されています。 そのメールの形式だけを変更するなら『書式』⇒『テキスト』で変更可能。 新規で作るメールすべての形式を変えるなら、下記手順で出来ます。 『Outlook Express』を起動します。 『ツールバー』⇒『ツール』⇒『オプション』 送信の形式を『テキスト形式』に変更…で、メール作成形式を変更します。 後、送信タブの『返信したメッセージの宛先をアドレス帳に追加する』と 『受信したメッセージと同じ形式で返信する』のチェックは外しましょう。 自分がウィルスに感染した時に被害が拡大する恐れがあるので、あまりアドレス帳を充実させない方が賢明かもしれません。 ついでに『テキスト形式の設定』の『送信時に自動的に折り返す』の数値を初期値の『72』から『132』のMAXにしておきます。 （初期設定のまま使うと、勝手に改行されてぐちゃぐちゃになるのです/涙） 最後は署名しよう。 『えーッ？始めに名乗ったじゃん。面倒だしヤダ』なんて思わないでυ ラストの署名って言うのは手紙で言うトコロのリターンタドレスです。 リターンアドレスのない手紙って怖いな〜と思いませんか？ましてや、初めての人にそんなのもらったら、警戒されちゃうかもしれません。 なので、つけた方が好印象を持たれる可能性が高いです。 相手先が携帯のアドレスでも、せめて名前くらいは入れときましょう。 一般的な署名は『名前』と『メールアドレス』を入れたものが多いです。 ちなみに今の私の署名は↓みたいなヤツ。 □■□■□■□■□■□■□■□■□■ 榊さくら sakaki_sakura@hotmail.com ←『名前』と『アドレス』 HP http://www3.to/meister/ ←『サイトURL』 □■□■□■□■□■□■□■□■□■ 一応管理人なんで、いっちょまえにサイトURL入りです（笑） 署名ってどうやって設定するの？って人は↓を参考に作ってみてください。 自動的に決まった署名を挿入してもヨシ、メールごとに違う署名を挿入してもヨシ…お好みで活用してみてください。 最後に… メールってやっぱり使えば使うほど『難しいな』って思います。 相手の『顔』が全く見えない分、『文章』でその人を勝手にイメージされてしまう可能性が高いので、取り合えず『最低限の気を使って』書くことを心がけることが大事なんじゃないかな？と思います。 丁寧すぎても何だかな〜υなので、まぁ…適度な感じで（笑） ただ、コトバには魂が宿るものなので大事に使ってあげて下さいvv 掲示板の書き込みも似たようなものなので、失敗した！と思ったら自分で消去する勇気もあった方が、上手くネットで泳げるかも〜なんて思ったり。 楽しいネットライフを送るために、お互い頑張りましょう♪ |